Sekretär/-in (m/w/d)

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) der Landeshauptstadt Potsdam


Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist als Eigenbetrieb ein wirtschaftlich selbständiger Bestandteil der Landeshauptstadt Potsdam. Als vielseitiger und moderner Dienstleister bietet der KIS seinen Kunden und Partnern mit 220 Mitarbeitenden umfassende Leistungen in den Bereichen Bauinvestitionen, Bauunterhaltung und Gebäude- sowie Dienstleistungsmanagement. Aktuell betreut der KIS 450 Einzelobjekte wie Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Jugend- und Kultureinrichtungen, Feuerwachen und Sportanlagen und investiert in den kommenden vier Jahren über 250 Mio. Euro in die städtische Infrastruktur.
Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine/n

Sekretär/in (m/w/d)
Kennziffer 841.000.23

Ihre Aufgaben

  • Verantwortlichkeit für allgemeine Angelegenheiten der Büroorganisation (Telefondienst, Terminmanagement, Fristensetzung und Fristenüberwachung, Pflege der Kundenkontakte, Bereitstellung von Unterlagen etc.)
  • Unterstützen und Entlasten des Bereichsleiters von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
  • Durchführen einfacher Recherchen
  • Führen von Karteien, Registraturen und Datenbanken
  • Korrespondenz, Postbearbeitung, Ablage
  • Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweiligen Mitarbeiter
  • Empfang und Betreuung von Besuchern
  • Teilsachbearbeitung (z.B. Führung von Verzeichnissen)

Ihr Profil

  • abgeschlossene Ausbildung als Kaufmann/-frau (m/w/d) für Büromanagement oder Fachmann/-frau (m/w/d) für Bürokommunikation oder Verwaltungsfachangestellte/r (m/w/d)
  • einschlägige Berufserfahrung im Aufgabengebiet wird bevorzugt
  • unabdingbar sind Kenntnisse über Abläufe in Geschäftszimmern und die Fähigkeit, Aufgaben und Arbeitsabläufe selbstständig zu strukturieren und zu organisieren
  • sichere Rechtschreib- und Grammatikkenntnisse sowie ein sicheres rhetorisches Auftreten
  • engagierte, belastbare, kommunikative und dienstleistungsorientierte Persönlichkeit mit einem sicheren und höflichen Auftreten
  • Verschwiegenheit und Loyalität werden vorausgesetzt
  • sicherer Umgang mit MS-Office-Produkten

Unser Angebot

  • eine faire tarifliche Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes TVöD VKA bis zur Entgeltgruppe E 6 TVöD
  • zusätzlich eine leistungsorientierte Bezahlung sowie Jahressonderzahlung
  • betriebliche Altersvorsorge
  • eine bessere Work-Life-Balance durch flexible & moderne Arbeitszeitregelungen
  • familiäres & attraktives Arbeitsumfeld (im Herzen Potsdams)
  • breitgefächerte Fort- und Weiterbildungsangebote

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung!
Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für den Kommunalen Immobilienservice der Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann senden Sie Ihre schriftliche Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Motivationsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Zeugniskopien usw.) bis zum 29.05.2020 unter Angabe der o.g. Kennziffer an die


Landeshauptstadt Potsdam, Fachbereich Personal und Organisation, Friedrich-Ebert-Str. 79/81, 14469 Potsdam.


Die Beschäftigung in Teilzeit ist unter Berücksichtigung dienstlicher Erfordernisse grundsätzlich möglich. Die LHP fördert aktiv die Gleichstellung aller Mitarbeitenden. Diese Stelle ist gleichermaßen für jedes Geschlecht geeignet. Wir begrüßen deshalb Bewerbungen von allen Interessierten, unabhängig von deren kultureller und sozialer Herkunft, Alter, Religion, Weltanschauung, Behinderung oder sexueller Identität. Potsdam als weltoffene Stadt hat ein Interesse an Bewerbungen von Menschen mit interkultureller Kompetenz.
Wir informieren Sie hiermit, dass wir Ihre personenbezogenen Daten zur Durchführung des Auswahlverfahrens verarbeiten und speichern. Dies erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1b, Art. 88 DSGVO i.V.m. § 26 BbgDSG. Aus Kostengründen werden eingereichte Bewerbungsunterlagen nur zurückgesandt, wenn ein ausreichend frankierter und adressierter Rückumschlag beigefügt ist. Die Rücksendung erfolgt in diesem Fall 3 Monate nach Abschluss des Verfahrens. Alle anderen Bewerbungsunterlagen werden unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen vernichtet.

Sekretär/-in (m/w/d) (application/pdf 143.4 KB)