Assistenz des Kanzlers (w/m/d) 31/2023

An der Universität Potsdam ist im Büro des Kanzlers zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle

Assistenz des Kanzlers (w/m/d)
Kenn-Nr. 31/2023

mit 40 Wochenstunden (100 %) unbefristet zu besetzen. Die Eingruppierung erfolgt nach Entgeltgruppe 8 der Entgeltordnung zum TV-Länder.

Aufgabengebiet:
• Führen des Sekretariats des Kanzlers der Universität Potsdam
• Terminplanung und –koordination für den Kanzler sowie organisatorische Vor- und Nach-bereitung von Dienstreisen
• Bewirtschaftung und Überwachung von Haushalts- und Drittmitteln
• Aufbereitung von Daten sowie Erstellung von Präsentationen und Korrektur von Texten
• Erledigung anfallender Korrespondenz innerhalb der Universität sowie in übergeordnete Dienststellen und Institutionen
• Organisatorische Vorbereitung und Begleitung von bereichsspezifischen Veranstaltungen
• Abstimmung von Geschäftsprozessen und Einzelangelegenheiten
• Wahrnehmung von Koordinationsaufgaben und Nachverfolgung von Verwaltungsanfragen und Aufträgen im Kanzlerbüro
• Postbearbeitung und Schriftgutverwaltung

Wir bieten Ihnen ein interessantes Aufgabenspektrum und freuen uns, wenn Sie sich bewerben und folgende Anforderungen erfüllen:
• abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/ Kaufmann für Bürokommunikation1 oder vergleichbare abgeschlossene Berufsausbildung gerne mit Zusatzqualifikation geprüfte/-r Sekretär/-in1 und mehrjährige Berufserfahrung in entsprechender Position
• Fähigkeit zu konzentrierter, gründlicher und selbständiger Arbeit, Organisationsgeschick und zeitliche Flexibilität, Zuverlässigkeit und Verantwortungsbewusstsein
• Bereitschaft, sich in neue Sachgebiete einzuarbeiten und zur Fortbildung
• ausgeprägtes kommunikatives Geschick im Umgang mit verschiedenen Personenkreisen, freundliches und sicheres Auftreten im Publikumsverkehr und am Telefon
• sehr gute Fähigkeiten im Umgang mit den Mitteln moderner Bürokommunikation und mit elektronischen Medien
• sehr gute Kenntnisse der Hochschulstrukturen und universitärer Organisationsabläufe
• Grundkenntnisse im Haushaltsrecht
• Englischkenntnisse erwünscht

Wir bieten Ihnen eine abwechslungsreiche und anspruchsvolle Tätigkeit in einem dynamischen Team sowie attraktive Arbeitsbedingungen. Informieren Sie sich im Internet unter https://www.uni-potsdam.de/de/arbeiten-an-der-up/ über die vielfältigen Angebote und Leistungen für unsere Mitarbeitenden. Weiterführende Einblicke in die Universität Potsdam erhalten Sie auf unserer Homepage unter http://www.uni-potsdam.de. Für nähere Informationen zur Ausschreibung steht Ihnen Frau Nadine Brockhaus (Tel.: 0331 / 977 - 1061, Email: nadine.brockhaus@uni-potsdam.de) gerne zur Verfügung.

Die Universität strebt in allen Beschäftigungsgruppen eine ausgewogene Geschlechterrelation an. Die Universität Potsdam schätzt die Vielfalt ihrer Mitglieder und verfolgt die Ziele der Chancengleichheit unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität. Bei gleicher Eignung werden Frauen (§ 7 Absatz 4 BbgHG) und schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt. Bewerbungen aus dem Ausland und von Personen mit Migrationshintergrund sind ausdrücklich erwünscht.

Bewerbungen sind nebst entsprechender Qualifikationsnachweise bis zum 11.04.2023 hen unter Angabe der Kenn-Nr. 31/2023 über das Online-Karriere-Portal der Universität Potsdam einzureichen. Bitte stellen Sie hier Ihre Bewerbungsunterlagen in einer zusammengefassten pdf-Datei bereit:

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Gern können Sie sich bei Fragen zum Bewerbungsprozess oder bei technischen Problemen per E-Mail an bewerbung@uni-potsdam.de wenden.