Arbeiten für Potsdam
vielseitig, flexibel, bürgernah

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) der Landeshauptstadt Potsdam

Der Kommunale Immobilien Service (KIS) ist als Eigenbetrieb ein wirtschaftlich selbständiger Bestandteil der Landeshauptstadt Potsdam. Als vielseitiger und moderner Dienstleister bietet der KIS seinen Kunden und Partnern mit 220 Mitarbeitenden umfassende Leistungen in den Bereichen Bauinvestitionen, Bauunterhaltung und Gebäude- sowie Dienstleistungsmanagement. Aktuell betreut der KIS 450 Einzelobjekte wie Schulen, Kindertagesstätten, Verwaltungsgebäude, Jugend- und Kultureinrichtungen, Feuerwachen und Sportanlagen und investiert in den kommenden vier Jahren über 350 Mio. Euro in die städtische Infrastruktur. Gleichzeitig ist er für den gesamten Grundstücksverkehr der Landeshauptstadt Potsdam zuständig. 

Der Kommunale Immobilien Service der Landeshauptstadt Potsdam sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt zur unbefristeten Anstellung in Vollzeit eine*n

Sekretär*in (m/w/d)

Ihre Aufgaben

Büromanagement und Bürokommunikation, u.a.

• Organisation des Ablaufs aller im Vorzimmer anfallender Tätigkeiten
• Bearbeitung und Weiterleitung des Posteinganges bzw. Postausganges
• Terminkoordination und -überwachung
• Ansprechpartner*in (m/w/d) für die Bereichsleitung in allen Sachfragen
• Vor- und Nachbereitung von Terminen, Workshops, Arbeitsbesprechungen inkl. Aufnahme und Erstellen von Protokollen
• Unterstützung und Entlastung der Vorgesetzten von allgemeiner Büro- und Routinearbeit (Zusammenstellung von Unterlagen, Unterschriftsdurchläufe, Druckaufträge etc.)
• Aufbereitung und Weitergabe dienstlicher Informationen an die jeweilig zuständigen Empfänger, Nutzung der aktuellsten Bürokommunikationsmedien
• Beschaffung und wirtschaftliche Verwaltung von Büromaterial und Schriftgut
• Fachgerechter, wirtschaftlicher und umweltgerechter Einsatz von Verbrauchs- und Arbeitsmitteln sowie deren Beschaffung und Entsorgung

Teilsachbearbeitung, u.a. 

• Vorbereitende Zusammenstellung von fallbezogenen Vorgängen bei Fällen, die durch die Bereichsleitung geklärt werden
• Im Zusammenhang mit der Teilsachbearbeitung Erteilen von Auskünften an Bürger
  
  

Ihr Profil

• Fachmann*frau für Bürokommunikation, Kaufmann*frau für Büromanagement, Verwaltungsfachangstellte*r (alle m/w/d)
• Einschlägige Berufserfahrungen im genannten Aufgabengebiet
• Erfahrungen in der Organisation von Büroabläufen und Bürokommunikation
• Sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen
• Sehr gute Deutschkenntnisse
• Selbständige, strukturierte Arbeitsweise
• Kenntnisse und Fähigkeiten im Umgang mit Standardsoftware
• Kenntnisse und Erfahrungen in der Verwaltungsarbeit
• Grundlegende Kenntnisse der Dienst- und Geschäftsordnungen
• Teamfähigkeit
• Dienstleistungskompetenz
• Kommunikations- und Kooperationskompetenz
  
  

Unser Angebot

• Ein attraktives Gehaltspaket mit fairer tariflicher Vergütung nach dem Tarifvertrag des öffentlichen Dienstes (TVöD - VKA) in der Entgeltgruppe E 6, mit jährlicher Sonderzahlung und Prämie, betrieblicher Altersvorsorge, vermögenswirksamen Leistungen und monatlicher Bezuschussung eines VIP-Firmentickets in Höhe des Tarifgebietes Potsdam AB
• Arbeiten, wie es zum Leben passt: flexibel mit unserer Gleitzeitregelung und einer 39,5-Stunden-Woche (ab Januar 2023 39-Stunden-Woche)
• bis zu 50 % Mobile Work: „Entscheidend ist Ihr Arbeitsergebnis - nicht der Arbeitsort“
• Optimale Balance zwischen Arbeit und Privatleben mit 30 Tagen Jahresurlaub, zusätzlich bezahlt frei am 24.12. & 31.12. sowie ein PLUS an Freizeit durch Entgeltumwandlung in zusätzliche Urlaubstage!
• Strukturiertes Einarbeitungsmanagement und eine gute Feedbackkultur
• Individuellen Fortbildungsmöglichkeiten durch ein vielfältiges Weiterbildungsangebot
• Team-Tage und weitere Mitarbeiter*innen-Events
• Fitness-Kooperation mit den Potsdamer Bäderbetrieben und internen Betriebssportangeboten
• Abwechslungsreiches Mittagsangebot in unserer Cafeteria im Rathaus
• Gute Anbindung an den öffentlichen Nahverkehr
  
  

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung! 

Wenn Sie sich mit Ihren Erfahrungen, Ihrer Kompetenz und Ihrem Engagement für unsere Landeshauptstadt Potsdam einbringen wollen, dann bewerben Sie sich bitte bis zum 22.12.2022 online über unser Karriereportal:

Sekretär*in (m/w/d)