format_B: Verwaltungsmodernisierung in Brandenburg

Im MLUV verschwinden die Akten

Mit zunehmender Nutzung von Kopier- und Computertechnik auch in den öffentlichen Verwaltungen nahm der Umfang der Akten erhebliche Dimensionen an. Da die Schriftstücke mehr und mehr durch elektronische Dokumente ergänzt wurden, war die so genannte Hybridakte auch im Ministerium für Ländliche Entwicklung, Umwelt und Verbraucherschutz (MLUV) des Landes Brandenburg zur vorherrschenden Form der Aktenführung geworden. Weil die Beschäftigten die Ablage der elektronischen Dokumente jedoch in persönlichen Verzeichnissen und individuell geführten Ablagestrukturen führten, wurde die Verwaltung der Akten und die Recherche in den unterschiedlichen Medien schwieriger.

In möglichst kurzer Frist musste ein einheitliches Ordnungssystem und eine zentrale Ablage bei standortübergreifenden Arbeitsmöglichkeiten geschaffen werden. Als grundsätzliche Lösung versprach die Einführung einer elektronischen Akte Erfolg. Da das Ministerium allein im Potsdamer Stadtgebiet drei Adressen hat und im gesamten Bundesland rund 70 Liegenschaften der nachgeordneten Bereiche, die über das Landesverwaltungsnetz mit der zentralen Rechentechnik des Ministeriums verbunden sind, galt es außerdem, eine Lösung für ein standortübergreifendes Arbeiten zu finden.

Über eine Ausschreibung wurde 2002 das elektronisches Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem VISkompakt der Firma PDF Erfurt beschafft. Das DOMEA®-Organisationskonzept bildete die Grundlage für den Auswahlprozess.

Das Vorhaben nahm im E-Government-Masterplan des Ministeriums und später auch in dem der Landesverwaltung Brandenburg eine herausragende Stellung ein. Für die Umsetzung des Projektes war neben der Unterstützung der verantwortlichen Leitungsebene vor allem eine umfassende Projektplanung sowie organisatorische Unterstützung und Begleitung während des gesamten Verfahrens wichtig. Wichtig war auch die Einbindung des Hauptpersonalrates, der sukzessive im Rahmen der fortschreitenden Einführung beteiligt wurde. Seine Entscheidung für die Einführung des Systems war ein entscheidender Schritt zur allgemeinen Akzeptanz. Derzeit wurde der HPR zur nunmehr flächendeckenden Umsetzung des Projektes beteiligt.

Durch die Verwendung der CITRIX® -Technologie im gesamten Geschäftsbereich sind wir in der Lage, die komplexen Möglichkeiten und den umfangreichen Komfort von VISkompakt unabhängig von der vorhandenen Leitungskapazität in allen Struktureinheiten des MLUV voll auszuschöpfen.

Wir verfügen nun über eine Ressort-Lizenz und wenden das Dokumentenmanagement- und Vorgangsbearbeitungssystem schrittweise im Ministerium und in zwei nachgeordneten Behörden an.

30.04.2007