Bildungscontrolling - wie funktioniert´s?
Moderne Fortbildung erfordert Controlling. Dabei dreht es sich im Privatsektor wie im öffentlichen Bereich um die Frage der Kosten, der Optimierung von Abläufen und Strukturen sowie des Nutzens und des Aufwands der Fortbildung.
Die Kostenseite und Synergiepotenziale lassen sich relativ gut erschließen. Die Erfassung des Lern- und Umsetzungserfolgs, also des Nutzens der Fortbildung, birgt jedoch erhebliche Probleme. Woran erkennt man eine erfolgreiche Fortbildung? Hat wirklich die Fortbildung ein bestimmtes erfolgreiches Arbeitsergebnis verursacht? Welche quantitativen Kenngrößen lassen sich für die Beurteilung der Fortbildungsqualität finden? Hierzu bedarf es messbarer Ziele aus Anforderungsprofilen und Personalentwicklungskonzepten, die oft fehlen. Beurteilungen des Fortbildungserfolgs durch die Teilnehmer selbst oder die Vorgesetzten sind subjektiv, objektive Analyseverfahren (Arbeitsplatzuntersuchungen oder Experteneinschätzungen des Wissenszuwachses) hingegen aufwändig und wenig akzeptiert. Wie lässt sich z.B. der Nutzen der Fortbildung messen angesichts der Schwierigkeit, die Auswirkungen unterbliebener Fortbildungsmaßnahmen zu erfassen? Hier zeigen sich Probleme, die erklären, dass bundesweit viel versprechende Ansätze existieren, überzeugende Gesamtkonzepte aber noch fehlen. Trotzdem muss das Thema offensiv angegangen werden. So hat die Landesakademie für öffentliche Verwaltung -LAköV- seit 2005 ihr Bildungscontrolling neu aufgestellt und an den Ebenen "finanzielle Bilanzierung", "Veranstaltungsbilanz" und "Veranstaltungsqualität" orientiert. Seit 2005 existiert eine virtuelle Verrechnung der Teilnehmerplätze, die personengenau angefallene Kosten (Honorare und Dozentenreisekosten) abbildet. Diese werden ressortspezifisch erfasst und virtuell verbucht. Quartalsweise erhalten die Häuser Einblick in ihre virtuellen "Teilkonten" durch Kontoblätter. Eine virtuelle "in Rechnungstellung" erfolgt übrigens auch bei Abmeldung des Teilnehmers nach einem Stichtag. Das Ziel dieses mit den Häusern abgestimmten Verfahrens besteht darin, nicht nur Transparenz bzgl. der Veranstaltungskosten zu erreichen, sondern Teilnehmer und Fortbildungsbeauftragte stärker in die Pflicht zu nehmen, auf eine effiziente Ausnutzung der Fortbildungsmittel zu achten. Hier sind ein steigendes Kostenbewusstsein und verstärkte Wertschätzung von Fortbildungsmaßnahmen zu verzeichnen. Seit 2004 wird eine umfassende, sehr detaillierte Auslastungsstatistik geführt, die z.B. Aufschluss über die Anzahl der Trennungsgeldempfänger, der ausgefallenen und verschobenen Veranstaltungen oder über die Diskrepanz der Meldungen und der tatsächlichen Inanspruchnahme gibt. Diese Daten, die frühzeitig Nachfragetendenzen erkennen lassen, ermöglichen inhaltliche und organisatorische Nachsteuerungen zur Mittelverplanung. Darüber hinaus werden sie regelmäßig den Ressorts, dem fachaufsichtsführenden MI und den Abteilungsleitern Personal zur Kenntnis gebracht, sodass auch hier gesteuert werden kann. Das Controlling hinsichtlich der Veranstaltungsqualität erfolgt durch die Einbeziehung verschiedener Kreise der Fortbildungsbeteiligten und Fortbildungsverantwortlichen. Im Zentrum der Prüfung des Nutzens einer Veranstaltung und ihrer inhaltlichen Qualität steht die schriftliche und mündliche Befragung aller am Bildungsprozess Beteiligten; Kosten-Nutzen-Betrachtung. Aus dieser Evaluierung resultieren die zentralen Hinweise zur fachlichen und methodischen Weiterentwicklung. Nachdem bereits 2004 alle Veranstaltungen im Rahmen einer Vollerhebung evaluiert wurden, zeigte die Kosten/Nutzen Betrachtung, dass das Verfahren weitaus aufwändiger war als der Nutzen und Umsetzungsgewinn für künftige Veranstaltungen. Hieran muss noch gearbeitet werden. Ergänzend werden frühzeitig Fortbildungstrends und Gesetzesänderungen durch die Mitarbeiter der Landesakademie verfolgt, Gespräche mit Personalverantwortlichen geführt sowie regelmäßig der Dozentenstab überprüft und personell erneuert. Die Landesakademie ist durch die Neuausrichtung ihres Controllings gut vorangekommen und wird das Feld mit den Ressorts weiter ausbauen, soweit die knappen Ressourcen es zulassen. Ingrid Howes MI
08.12.2006
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