Hätten Sie´s gewusst? Fax und SMS
Kennen Sie das? Kurz vor dem Feierabend haben Sie eine Unterlage fertig gestellt und wollen diese rasch noch per Fax versenden. Das Faxgerät steht nicht in Ihrem Büro. Sie hasten über den Flur, aber das Büro mit dem Faxgerät ist verschlossen. Im schlechtesten Fall haben Sie keinen Schlüssel…
Solange Sie einen PC haben und Ihre Behörde/Einrichtung an den Kommunikationsverbund Brandenburg (KVBB) angeschlossen ist, stellt Ihnen der Landesbetrieb für Datenverarbeitung und Statistik (LDS) kostenfrei ein zentrales Unified Messaging System (UMS) zur Verfügung. Was hilft das? Über das UMS sind der Versand und der Empfang von Fax sowie der Versand von SMS möglich. Also können Sie direkt aus Exchange oder GroupWise Ihr Fax absetzen. Zusätzlich können Sie Ihren Empfänger per SMS informieren, dass die Unterlage soeben an seine Faxnummer versendet wurde.Fax-Versand
Der Fax-Versand via PC ist genauso einfach wie der E-Mail-Versand. Gehen Sie so vor, als wollten Sie eine neue E-Mail versenden, schreiben Sie bei Exchange in das Feld An:
Der Versand wird vom Fax-Server mit einer Antwort-E-Mail bestätigt bzw. eine Fehlermitteilung informiert ggf. über das Scheitern.
Auf diese bequeme Weise können bis zu 30 Seiten als E-Mail-Anhang per Fax verschickt werden. Folgende Dateiformate können vom Fax-Server konvertiert, d. h. versendet werden: .doc,.dot,.xls .ppt, .pdf, .ps, .tif.
Durch einen Link eingebettete Objekte (z. B. Excel-Tabellen in einem Word-Dokument) werden nicht mit gesendet. Bei Excel-Dateien mit mehreren Arbeitsblättern wird jeweils das aktuelle Arbeitsblatt gesendet. Die Konvertierung weiterer Formate ist möglich, der User Help Desk des LDS beantwortet Ihre Fragen gerne.
Fax-Empfang
Ein Fax wird dem Nutzer als Mail mit angehängter TIF-Datei zugestellt, die problemlos lesbar ist.
Voraussetzung für die Nutzung dieses Dienstes ist eine Servicevereinbarung mit dem LDS. Wenden Sie sich einfach an das Zentrale Kundenmanagement (ZKM, Tel. 0331 39-888). Die Einrichtung von je 20 PC-Faxnummern für den Fax-Empfang kostet einmalig 52 ‡, der Dienst selbst ist kostenfrei.
SMS-Versand
Der SMS-Versand funktioniert analog dem Fax-Versand. Die Adressierung in Exchange lautet:
SMS
SMS:
Eine SMS kann maximal 100 Zeichen umfassen. Ist eine SMS zu lang, schneidet das System diese ab. Dateianhänge an eine SMS (Attachments) werden nicht mit übertragen.
Wochen später erinnern Sie sich kaum noch daran, wo eigentlich das Faxgerät der Abteilung steht.
[ Dr. Heike Hendl ]
18.01.2006
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