Voraussetzungen für eine erfolgreiche Ehe
Ein Erfahrungsbericht aus dem Ministerium für Infrastruktur und Raumordnung (MIR)
Seit September 2003 werden im MIR neue Schwerpunkte in der Politik und Arbeit des Hauses gesetzt. Ein zentraler Baustein war die Zusammenlegung der Abteilungen „Stadtentwicklung, Denkmalpflege“ und „Wohnungsbau“ zu einer neuen Abteilung „Stadtentwicklung und Wohnungswesen“. Damit wurde zusammengeführt, was zusammen gehört. Erwartet wurden neben Synergieeffekten stärkere Impulse nach innen und außen durch eine konsequent integrative Facharbeit.
Um das frisch vermählte Paar für die Zukunft flott zu machen, galt es, eine effektive Organisationsstruktur zu entwickeln. Hierzu sollte die im Januar 2004 zwischen der Dienststelle und der Personalvertretung abgeschlossene Dienstvereinbarung zur Verwaltungsoptimierung angewandt werden. Diese sieht bei Organisationsveränderungen die Bildung einer Arbeitsgruppe (AG) aus Vertretern des Personalrats, der Betroffenen und der Dienststelle vor, die die Maßnahme vorbereitet.Es bestanden jedoch bei den Beschäftigten Zweifel, ob ihre Meinung tatsächlich gefragt ist. Sie befürchteten, mit längst feststehenden Entscheidungen konfrontiert und lediglich zum „Abnicken“ gebraucht zu werden.
Ursprünglich waren nur vier Beschäftigte für die Mitarbeit in der AG vorgesehen. Da die Belange von ca. 80 Beschäftigten aus zehn Referaten unter großem Zeitdruck zu behandeln waren, wurde die Hausleitung um Entscheidung gebeten, ob ein Vertreter pro Referat an den AG-Sitzungen teilnehmen kann. Obwohl die AG damit aus mehr als 10 Mitgliedern bestand, stimmte die Hausleitung dem Vorschlag zu.
Mit diesem positiven Einstieg nahm die AG Mitte Juni ihre Tätigkeit auf und konnte sie bereits Ende Juli 2004 wieder beenden. Grundlage der Zusammenkünfte bildeten jeweils Vorschläge der Abteilungsleitung zur Abteilungsstruktur, dem Geschäftsverteilungsplan und der Personalausstattung je Referat. Zusätzlich wurde über die Auswirkungen auf Arbeitsplätze und -inhalte sowie Qualifikationsanforderungen diskutiert. Es herrschte eine unerwartet offene Arbeitsatmosphäre. Unterschiedliche Auffassungen wurden hinsichtlich ihrer Vor- und Nachteile geprüft. Trotz mitunter harter Verhandlungen, konnten sich die AG-Mitglieder meist einigen. Viele Vorschläge der Beschäftigten wurden in der Entscheidungsvorlage an die Hausleitung berücksichtigt. Natürlich handelte es sich bei den Vorschlägen der AG um Kompromisse, die punktuell nicht jeden zufrieden stellten.
Das Hauptergebnis der AG-Tätigkeit war der Entwurf einer auf fünf Referate und eine Stabsstelle Baukultur reduzierten Organisationsstruktur. Damit wurde die Verzahnung der bisher auf zwei Abteilungen verteilten Grundsatz-, Rechts- und Förderreferate angestrebt. Diese Abteilungsstruktur fand breite Zustimmung bei den Vertretern der Beschäftigten und des Personalrats. Sie wurde zum 1.9.2004 umgesetzt.
Insgesamt ist der Umstrukturierungsprozess aus Sicht der Beschäftigten erfolgreich verlaufen. Es ist der richtige Weg, sie bei derartigen Vorhaben entsprechend der Rahmenvereinbarung zur Verwaltungsoptimierung frühzeitig und umfassend einzubinden. Allerdings erfordert ein solches Verfahren auch den Mut auf Seiten der Beschäftigten, sich aktiv einzubringen.
06.01.2005
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