Ich bin drin...
Die Informations- und Kommunikationsstrategie des zu errichtenden Landesbetriebs Straßenwesen
...tönte es in den vergangenen Wochen aus den Büros der Beschäftigten in der Brandenburgischen Straßenbauverwaltung.
Kein neuer Internetdienstanbieter ist der Anlass, sondern die Informations- und Kommunikationsstrategie des zu gründenden Landesbetriebs Straßenwesen.Ziel ist die regelmäßige Information der Beschäftigten über den aktuellen Stand des Projektes. Dazu wurde im Intranet des Ministeriums für Stadtentwicklung, Wohnen und Verkehr ein Informationsportal zum Thema Landesbetrieb eingerichtet. Es unterstützt neben der Mitarbeiterbeteiligung auch die Projektorganisation.
Das Informationsportal steht allen Beschäftigten des Geschäftsbereichs zur Verfügung. Einerseits hält es in verschiedenen Rubriken Informationen zum Thema Landesbetrieb bereit und andererseits bietet es die Möglichkeit, sich aktiv in den Gründungsprozess einzubringen.
Ein sogenannter „Newsticker“ verschafft schon beim Einstieg in das Portal einen ersten groben Überblick über die aktuellen Ereignisse zum Thema. Projektbezogene Informationen von der Errichtung bis hin zu einem Schaubild der Projektorganisation werden in einer Rubrik „Projektorganisation“ für die Beschäftigten aufbereitet.
Im Bereich „Veröffentlichungen“ werden Allgemeine Informationen zum Thema Landesbetrieb gesammelt. Zukünftig soll dieser Bereich auch Erfahrungsberichte anderer Bundesländer, interessante Links und Veröffentlichungen enthalten. Vorschläge für Beiträge können der Geschäftsstelle des zu errichtenden Landesbetriebs unter Telefonnummer 0331/866-8037 oder e- Mail GeschstLB@mswv.brandenburg.de“> GeschstLB@mswv.brandenburg.de mitgeteilt werden.
Als regelmäßige Institution hat sich bereits der Infobrief entwickelt, den der Gründungsbeauftragte Hans-Reinhard Reuter für die Beschäftigten herausgibt, um über den Projektablauf zu berichten. In einer Rubrik „Der Gründungsbeauftragte informiert“ werden die Infobriefe archiviert.
Die Einbeziehung der Mitarbeiter kann nur sichergestellt werden, wenn jeder seine Fragen, Bedenken, Anregungen und Probleme... loswerden kann. Ein Chatroom als Diskussionsforum gibt den Beschäftigten die Möglichkeit, sich auszutauschen. Gleichzeitig kann sich auf diesem Weg jeder direkt an die Geschäftsstelle des zu errichtenden Landesbetriebs wenden. Besonderer Vorteil des Informationsportals im Intranet ist es, dass die verteilt über das ganze Land arbeitenden Beschäftigten einen zentralen Ort zur Information und Beteiligung haben.
Die Öffentlichkeitsarbeit gestaltet sich jedoch nicht ausschließlich über das Intranet. Die Amtsleiter sind dazu aufgefordert, alle Informationen auch an den „Schwarzen Brettern“ ihrer Behörden zur Verfügung zu stellen.
Das Informationsportal informiert und beteiligt aber nicht nur die Mitarbeiter, es ist auch ein wichtiges Mittel der Projektarbeit selbst. Alle Unterlagen und Informationen sind an einem zentralen Ort verfügbar und nicht mehr – wie bisher – verstreut über Akten, technische Systeme und die Köpfe von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern.
Als „elektronische Akte“ stellt das Informationsportal in einem geschlossenen Bereich alle Informationen, wie Protokolle, Vorlagen, Projektpläne, Termine, Arbeitsunterlagen und externes Informationsmaterial für die Mitglieder der Projektorganisation bereit. Eine schnelle Informationsverbreitung, eine komfortable Suche in der rasch zunehmenden Dokumentenmenge und auch eine gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten wird so ermöglicht. Eine zusätzliche Hilfe bei der Informationsverbreitung stellt die Einrichtung von Abonnements auf ausgewählte Protokolle der Projektorganisation dar.
Als kleiner Baustein im Gefüge eGovernment unterstützt das Portal die gesamte Projektarbeit durch vereinfachte Verwaltungsabläufe mittels intensiver Nutzung der Informationstechnik.
27.08.2003
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